手把手教营销新人写邮件

广告常识(ID:adernous) | adernous
2017-3-20 13:46 11478

新人的职业规划、简历编写技巧之类的,我已经说过很多了,那今天我就说点虽然跟营销没太大关系,但是对新人来说也是十分实用的办公技巧吧。
正好这段时间家里的大大大美女也面临着毕业找工作,第一次正儿八经地写一封应聘邮件,拿给我一看,简直惨不忍睹。柱哥才惊觉,原来老油条上班族熟知的工作邮件规则,萌新们并不了解,那就趁着这个机会,跟大家分享一些【工作邮件】的注意事项吧。
如果觉得太多也可以直接拖到后面的【太长不看版】。

▌一、写邮件前的准备
很多公司都会选择使用outlook、foxmail等邮箱,但是在校学生可能还是用QQ邮箱、163邮箱比较多?那我们就以QQ邮箱为例吧。
QQ邮箱首页会显示邮箱名称和邮箱地址,如果没有更改的话,邮箱名称显示的是你的网名,所以如果网名叫“你大爷”,那么你想去的公司的HR就会收到一封“你大爷”的来信,相信她应该不会觉得很开心【微笑】
我们需要对邮箱名称进行修改。点击“设置-账户”,在“账户信息-默认账户昵称”这里,改成你的名字。
或者也可以在写信的时候修改。不过为了防止手快还没修改就发出去的情况,最好还是在设置中改了吧,比较保险。

▌二、开始写邮件
1. 邮件主题
主题要提纲挈领,在主题栏里用短短几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
不要不写主题,也不要在主题栏写正文的内容,邮件主题也不是写文章题目,诗意写意没意义都最好不要,概括大意就行了,例如“个人简历-XXX”,“XXX作品集”等等。
2. 正文
很多萌新写邮件的时候,大概都是这种状态吧?附件里丢一堆图片,然后开场就“直抒胸臆”,称呼都没一个开口就聊事儿,也是干脆得很。

最好还是带上称呼和问候语,如果知道对方的名字,称呼为“XX小姐”或者“XX先生”是可以的,虽然对萌新来说这样总是觉得有点怪。如果不知道名字,那么直接写“您好”也是可以的。
然后是正文内容。若对方不认识你,要说明自己的身份、姓名等信息以示尊重。内容太多,正文没法说完,那么只在正文中简明写出事情的大概,然后单独编写附件,并在正文中提示收件人查看附件,并对附件进行简单说明。附件太多时最好打成压缩包,如果有特殊格式,也可以在正文中说明,以免给收件人带来不便。
一般来说,附件不宜太多太大,因为公司的网络普遍不太好,而设计类的作品都很大,要下载下来不容易,说不定下载到一半网络中断了,于是HR怒摔鼠标,把公司炸了。
正文的要求是“能将事情简洁明了干脆地说清楚”,如果没有特殊的展示要求比如展现创意、施展才华之类,那么多余的修辞和啰嗦的描写都是不必要的,有事说事,说完就行。
一般来说也没人在邮件里展现创意吧?创意留在附件里就好了。

“烦请查阅回复为盼”,粗心的我又写了错别字……
结束语也是令很多人头疼的事,我现在写邮件写到结束语都觉得好烦。如果需要对方限时提供材料,结束语中可以写截止时间(如果有截止时间的话);如果是希望对方回复,可以写“烦请回复为盼”;或者实在不知道写什么,那就写个“谢谢”吧,我们可是有礼貌的好少年。
3. 签名
正文写完之后,如果邮件没有签名档,那么留一个落款是可以的。如有签名档,那么落款就不需要了。

又有错别字……【扶额】
图上包括结束语、单位、姓名、联系方式等信息在内的就是签名档。签名档一定不要有错字【捂脸】,图上的签名档就有错别字,真是个粗心的我。
如果入职之后使用了公司的邮箱,或者专门的工作邮箱,那么就可以在邮箱设置中设置签名档,写邮件时自动添加,就不用每次都编辑了。
QQ邮箱可以在“设置-常规-个性签名”中添加个性签名。

签名档基本包含这些内容,格式可以调整,也可以发挥创意做得更好看一些,不要太夸张就行。然后选择“使用个性签名”。

4. 收件人
千万不要先写收件人!千万不要先写收件人!千万不要先写收件人!重要的事情说三遍!!!
为什么收件人要放到最后写?因为好多人邮件还没写完,或者写完了还没来得及检查就手滑发送出去了,越是写重要邮件,越是容易手滑,然后直接发送……然后……然后就只能呵呵哒。
所以再次强调,发重要邮件的时候,一定不要先写收件人。把其他的内容都写完了,检查清楚了,再写上收件人。不然2分钟以后你就要接二连三地发“补充”“更正”邮件,然后在狂躁和懊恼中流下悔恨的泪水。
邮件有发送、抄送、密送三种,一般都是直接填写收件人然后点击发送就可以了,如果有需要知道这件事,但是不需要他回复的(比如上级领导,或者相关联人员),那就“添加抄送”,抄送是能被收件人看到的,如果不想让收件人知道这封邮件还给了谁看,那么就可以“添加密送”。

检查完了邮件,填写收件人之后,就可以点击发送了。
5. 确认反馈
以为发完邮件就完事了?NO NO NO,万一邮箱出问题对方没收到呢?所以邮件发送之后的电话确认非常重要,发送邮件之后,打电话告知对方,再确认对方是否有收到你的邮件,保证万无一失。
当然,你也可以在发送时选择“需要回执”,对方阅读邮件时就会提醒他发送一封已读回执给你。不过有些人看到了也不会发回执,我有时候也是这样。【摊手】

三、太长不看版
这篇文章有点啰嗦有点长,以下是太长不看版:
1)QQ邮箱发送邮件时,发件人默认为网名,如果网名很奇怪,记得修改邮箱名称;
2)邮件需有主题,主题简明概括邮件内容即可;
3)正文开始需有称呼和问候;
4)如果对方不认识你,需在正文中表明身份、姓名等信息;
5)内容太多时,需单独编写附件。附件太多时,打包成压缩文件;
6)正文内容准确清晰表达;
7)设置签名档,不要让别人猜测你是谁;
8)避免拼写错误,发送前仔细检查;
9)最后填写收件人,避免误操作;
10)发送之后电话确认,确保万无一失。
以上是我给家里的大大大美女写的新司机上路指引,希望也能给其他的萌新们一些小小的帮助。毕业季也快到了,祝福大家都能找到心仪的工作,进入梦想中的公司,加油!
——完——

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