世界500强的高效会议管理方法

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鲸会务
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2021-06-18

一个会议,如果参会人员复杂,议题不明确,甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议,会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议,最终也不会有实际的“产出”,只会使企业效率下降、管理成本增加,那么如何做好会议管理呢?


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以下是三星集团高效的“会议文化”管理体系,非常具有参考意义。



会议管理:三个要求

要求一:会议内容必须联系工作 (3W流程)


三星认为,周会、月会、例会等许多会议如果不能真正反映到工作中,会议也就失去了意义。


三星将会议内容整理成单词(Word),让会议不仅仅停留在会场中,而是穿过窗口 (Window)传达给会场外的相关者,并努力反映在其工作(Work)上,使会议成为推动工作不可或缺的要素,才算产生了会议真正的效果。



要求二:不开无准备之会


会议组织者的准备 (5W1H)

Why:寻求为什么必须召开会议,是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。

What:对议题是否符合会议目的进行检查。

Where:对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。

When:会议定在什么时间?对是否很好地遵循时间进行确认。

Who:让适合议题的人出席会议。

How:对得出符合议题的结论如何进行推广。



会议主持者十项确定

  1. 确定好会议的目的和类型了吗?

  2. 确定好会议的议题、日期、时间了吗?

  3. 确定好会议参加者了吗?

  4. 准备会场和各种备置用品了吗?

  5. 准备好要分发的资料了吗?

  6. 充分修饰会议前半部分了吗

  7. 会议顺利地进行了吗?

  8. 充分概括出结论了吗?

  9. 得出令人满意的结论了吗?

  10.  分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗?



与会者六项会议准备

  1. 充分确认会议目的和议题;

  2. 以自身的经验、知识或信息等为基础,就议题进行协商;

  3. 对议题进行分析,讨论其中的问题是什么;

  4. 试着寻求问题的解决对策;

  5. 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动;

  6. 自己的资料准备和草稿,如有必要,也复印一下其他人的资料。



要求三、必须得出结论


三星认为,如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样?结论是什么?”那么,这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。


也就是说,在结束会议时也得不出结论,只好将议题推迟到下一次会议,这样的情况是很多的。这是因为,不管是怎样热烈地交换意见, 如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议,那么该会议就无异于失败。


会议中最重要的是结论。因此,对于会议的目的就是得出结论这一点,所有参加者都应当切实产生认同感。“是因为什么目的而被召集的?如果不对其做出决定,就没有理由召开会议。”




高效会议管理要素


1、凡是开会,必有准备

在三星,“永远不开没有准备的会议。”与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。


2、凡是会议,必有主题

在三星,“开会必须有明确的会议目的, PPT前三页必须显示会议主题。”会议的主题,要事先通知与会人员。


3、凡是会议,必有纪律

在三星,每次会议都会设一名“纪律检查官”(一般由主持人担任)。在会议前宣布会议纪律, 对于迟到要处罚,对于不按流程、发言带情绪的要提醒,对于开小会私下讨论的要提醒和处罚, 对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。


4、凡是会议,必有议程

会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作,每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈。


5、凡是会议,必有结果

开会的目的是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。会议决议要形成记录,并当场宣读确认。没有确认的结论,可以另外再讨论;达成决议并确认的结论, 马上进入执行程序。


6、凡是开会,必有训练

会议难免有意见不一或争论,如果处理不好,就会影响会议效果,适当注意一些技巧,就可以规避这个问题,例如:

要尽量做到会上公开表扬,私下批评;

在会议上就事论事,对事不对人;

对意见不同者也要注意措辞;

有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,不要被自己先前的立场所左右;

不要将你的结论强加于人……


7、凡是开会,必须守时

开会一定要准时,并要求对每一个议程设定大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论,可暂时放一下避免影响其他议题,如果某个议题必须要有结论,会前要通知与会人员。


8、凡是开会,必有记录

要有准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,各项决议要有具体的执行人员及完成时限,如果此项决议需要多方资源,一定要在会议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议完成。


9、凡是会后,必有追踪

“散会不追踪,开会一场空”,加强稽核检查,建立会议事后追踪程序,会议的每一项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保每项会议决议都能够完成。


10、会议公式

开会+不落实=0

布置工作+不检查=0

抓住不落实的事+追究不落实的人=落实



会议对企业很重要,这是不可否认的。但每一个企业员工都是有成本的,开没有价值的会显然是对时间和人力的巨大浪费。因此企业做好会议管理,是使企业走上规范化管理的重要一步。



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