送给上班族,日常办公你需要这些工具

新人指南
市场部网
2016-12-20
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不知道什么时候开始,我们办公的时候,传统的纸笔已经悄然退出了桌面,取而代之的是电脑、手机和各种 App,手机的使用频率越来越高,许多工作甚至不需要开电脑就能在移动端轻松完成,所以应用在我们工作生活中都扮演着不可或缺的角色,但是,应用众多,良莠不齐,在如此追求高效的时代,一个使用上不顺手不便捷的工具是很影响我们的效率的,所以今天我来为大家推荐一些在工作中用得到,并且使用上也很顺畅的手机效率工具应用,来帮助大家更高效地工作。

▍收发邮件

每天上班第一件事就是打开邮箱,看看工作往来的邮件,其实在我的心中,一直都觉得邮件沟通方式非常冗余,不仅浪费大量精力还有可能因为信息不及时不对等造成一些错误。不过邮箱又是大部分企业都会采用的沟通方式,所以不可避免要用到,这里推荐大家用网易邮箱大师,现在的邮箱大多设置了登录限制,曾经我用的是 iOS 官方自带的邮箱,但是隔一段时间就要重新输入独立密码,十分繁琐。

网易邮箱大师完全没有这个烦恼,无论是国内还是国外的邮箱,只需要输入账号密码就能处理邮件了(QQ 邮箱需要在电脑端开启 IMAP 功能);收发速度也很快,就连 Gmail 都能在短时间内收到提醒,十分及时,网易邮箱大师的保护功能也不错,可以设置手势密码和指纹密码,很好地保护了隐私。

▍文档处理

日常工作中文本处理是不可或缺的,手机端码字效率太低又太碎片,所以这部分我都是在电脑端完成的,Office 是我们常用的,使用方法也不需要我赘述了,替代工具可以用 WPS,略轻量一些,但仍旧不够简洁,office WPS 表格、PPT 使用频率应该是比较高的,很多时候工作离不开这两个工具,但是这两款应用对于 Mac 用户来说实在不算友好,Mac 自带的表格应用也会在大批量导入数据之后崩溃,有些让人恼火啊。

现在很流行的文字处理方式应该就是 Markdown 了吧,所见即所得的写作方式及流畅的写作体验,纯粹的写作,更少地用到鼠标,效率提升不是一点点。Mac 端的 Markdown 工具推荐 MWeb,除了主题切换这个附属功能之外,它能一键发布到博客,还支持第三方图床,印象笔记也可以实现一键发布,不需要手动同步文档,可谓解决一大需求痛点。

Win 端由于系统处理速度较 Mac 有些差距,打开都要几分钟的应用自然让人着急,也影响了效率,Win 端的 Markdown 工具首推 MarkdownPad,但是颜值有些低,追求高颜值的可以试试 MarkEditor 或开源的 Atom;用 Markdown 做表格也是非常方便的,不用担心崩溃或者卡顿。

▍工作分配

工作中的任务分配讲求技巧又注重高效,每个任务有明确负责人和执行人才能顺利进行,工作人员多,负责人不可能每个人都问一次分配的任务和进度,借助软件就能将这个步骤变成实时透明的,这里首推 Trello,支持全平台,卡片式展示信息,可以在卡片中设置 deadline,添加成员,卡片里还支持评论,可以询问进度和报告状态。

国内也涌现了不少优秀的类似工具,如 Worktile TowerWorktile 在界面及功能上和 Trello 基本相同,同样是卡片式,个人比较喜欢 Worktile 中的检查项功能,可以把任务像 To do 列表一样列出,完成一项勾选一项,清晰明了有条理;Tower 相对来说简单一些,只是将任务以列表形式展示并且分配给某人,用来监督工作进度流程还是不错的,而且 Tower 还能和微信联动,卡片变化可以同步到微信通知中。

▍即时通讯

工作中的重头戏是沟通,以前我们大部分用的是 QQ,现在大部分用的是微信,但是 QQ、微信其实都是十分私人的东西,工作和生活分不开,QQ 还好,可以设置 work 分组,微信无法分组,工作和生活的消息夹杂在一起,不小心弄混了发错信息简直是灾难。专为工作而生的即时通讯工具也应运而生,首推大家用 Slack,可以和 Trello 联动,提醒工作进度,也很纯净,只用来聊天,上传的文件都会保存在服务器中,有需要的直接搜索保存即可,缺点是登录的时候需要科学上网,登陆成功之后就不需要了;另外就是界面全英文,学习成本有些高。

所以再推荐大家一个国内十分接地气的即时通讯工具:零信(原名瀑布),界面和名字都大改过,个人还是喜欢原先的,完全可以替代 Slack,同样可以和 Trello 联动,上传的文件也会永久保留在服务器,聊天记录只要你登录,就会全部加载,查找起来十分方便。

▍在线协作

有时候会有这种需求,针对同一文档,每个人都有自己的见解,所以都把自己的意见加在文档的标注中,然后邮件转发来转发去,到最后这篇文档已经乱得不能看了,而且转发者之间意见相左又会互相再次发邮件,想象一下那种场景就觉得头疼。

在线写作工具可以完美解决这个问题,这里推荐大家用石墨和 Quip,石墨是国人原创的在线写作工具,不需要下载 App,网页中就能完成,可以多人管理同一文档,每个人的修改都实时可见,在文档右边可以进行讨论,完全可以各抒己见,然后多方讨论定下最终文档即可。Quip 可以用于多平台同步和多人讨论,所有的修改都会在左侧显示,讨论也在左侧进行,每个平台都有软件可供下载,可以实现无缝同步,修改记录也很清晰,Quip 界面为英文,不过使用很简单,也无需科学上网,这两个工具择一使用即可,都十分方便好用。

▍日常移动办公需求

手机上要出色高效完成工作,离不开优秀的工具。

收到文件类型但怎么查看?可以下载 Goodreader,支持几乎所有类型的文件,使用也非常方便,利用 iOS 自带的分享菜单就可以将文件放进应用中并打开,可以在应用内实现解压缩,格式转换等等。

有时候需要扫描一下 PDF 文件存档,这时候可以使用扫描全能王实现,彩色、黑白的质量都很高,而且不需要对准,选个光线相对好的角度就行了,拍完之后应用内可以实现矫正畸变,成品亲测效果不错。

清晰的思路很重要,随手记下的灵感迸发瞬间需要后续的进一步整理,脑图应用绝对不可或缺,推荐大家用 MindNode,很多同学都觉得脑图应用太高深,其实它是非常简单的效率工具,MindNode 也很容易上手,打开应用只需要记下想法(节点)和思路(联系),直观展现出来就 OK,其实它就是一个记录思想的工具。

图片标注推荐大家用 Screenshot,无论是手机截图还是普通图片都支持,最棒的是这个应用还能实现全网页截图(支持 Safari 浏览器和 Google 浏览器);轻量一点的可以选 小 Q 画笔,腾讯出品,标注、箭头之类的基本功能做的都非常到位。

每天的任务很多,手写记录的效率实在太低,还容易记漏了,这时候可以利用清单类应用和提醒应用,滴答清单用于记录工作,一条一条列出来也方便统计整理,避免遗忘;Due 用于定时提醒,而且 Due 完全可以胜任清单工作,设定某个任务的完成时间,到时候 Due 会重复提醒直至将此任务标记完成,每天下班检查自己的完成列表全是√也是十分有成就感的。

现在出门东西越拿越少,互相介绍没有名片有些尴尬,可以下载名片全能王,将名片随身携带,识别率也非常高,识别对方的名片将TA 保存在通讯录中,名片丢失也不怕。

以上是我日常用到的提升效率工具和技巧,时间就是生命,效率就是金钱,提升效率就是为我们节省时间,节省金钱。

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